پایان نامه بررسی تاثیر میزان بکارگیری فن‌آوری اطلاعات بر ساختار سازمانی شرکت سهامی بیمه ایران در شهر تهران

پایان نامه مقطع کارشناسی ارشد

رشته مدیریت بیمه

سال 1385

مقدمه:

تحولی ژرف در شرف وقوع است. تحولی که در سالهای آینده جامعه صنعتی را اساساً دگرگون خواهد نمود. این تحول ویژه، نتیجه پیشرفتهای سریع و بی‌سابقه تکنولوژی اطلاعات در سالهای اخیر است. پیشرفت علم و دانش در سالهای اخیر دستاوردهای فراوانی را برای انسان به همراه داشته است. آخرین پیشرفتها در زمینه ارتباطات، مخابرات، ماهواره‌ها، کامپیوترها، مسافرتهای فضایی، مهندسی ژنتیک و سایر علوم، نوید بخش تحولات بیشتر در قرن آینده است. (فقیه و سرافراز، 1372، ص 22)

الوین تافلر در کتاب جابجایی در قدرت به عناصر سه گانه قدرت اشاره می‌کند که عبارتند از:

خشونت، ثروت و دانایی. بدین معنا که اگر در زمان انقلاب صنعتی، قدرت سرمایه یا ثروت حرف اول را در جهان آنروز می‌زد ولی امروزه این قدرت، مفهوم دانایی است که حرف اول را در جهان خواهد زد. به زعم تافلر بر خلاف دهه‌های قبل این قدرت زور یا بازو نیست که تعیین کننده قدرت جهانی یا گوینده حرف اول در جهان است بلکه این دانایی و اطلاعات بشری است که می‌تواند تکلیف ابرقدرت آینده را در جهان آینده روشن کند در نتیجه سرمایه‌گذاری‌های انفعالی و اقتصادی در این قرن در مقابل سرمایه‌گذاریهای اطلاعاتی و علمی بسیار ناچیز و کم و کمتر خواهد شد. تافلر علت فروپاشی اتحاد جماهیر شوروی را نیاز اطلاعاتی او به تکنیکها و فنون اطلاعاتی پیشرفته در زمینه تکنولوژی نظیر کامپیوتر می‌داند و همچنین علت قدرتمندی ژاپن در صحنه جهانی امروز و آینده را بعلت برخورداری از نظام اطلاعاتی و دانایی دقیق در صحنه جهانی می‌داند و یا علت ابرقدرت شدن احتمالی اروپا در یکی کردن قدرت تحقیق و توسعه و جمع‌آوری توان اطلاعاتی و دانایی خود در زمینه پیشرفت و تکنولوژی می‌داند. (تافلر، 1370، ص 90)

عصر اقتصاد خود معیشتی و کشاورزی با بهره‌گیری از روشهای مبتدی مانند نیروی فیزیکی انسان و حیوان نقش اقتصادی خود را ایفا کرد و عصر انقلاب صنعتی نیز بر پایه بهینه سازی روش تولید انبوه با استفاده از نیروهای محرکه و بهره‌گیری از منابع انرژی شکوفایی خود را نمایان ساخت. اما اکنون عصر اطلاعات است که هسته و یاخته اساسی آنرا توانهای رایانه‌ای و شبکه‌های ارتباطی تشکیل می‌دهد در این دوران هدف اساسی بر افزایش توان فکری و اطلاعاتی و ارتباطی جامعه قرار دارد که محصول چنین ساختاری افزایش آگاهی اجتماعی و برقراری تعادل در دانش عمومی و بهره‌گیری از فناوریهاست و از آنجایی که بهره‌گیری از رایانه‌ها از دهه 50 آغاز شده. اهمیت این فناوریها بر همگان اثبات شده است. (مومنی، 1380، ص 664)

نگرش جدیدی که بر دنیای پست مدرن[1] حاکم است نشان می‌دهد که خواسته‌های اقتصاد پویا و سازمانهای جدید و در حال تحول مستلزم ایجاد ساختارهای جدید اجتماعی، سبکهای رهبری جدید و همچنین رهیافتهای نوین در ساختار سازمانی است و همه ناشی از سیل عظیم تولید و گسترش اطلاعات در عصر حاضر است که سازمان را مجبور به نگرش مجدد در عملکرد و فعالیتهایش می‌کند.

تعریف موضوع:

دوران جدید که به عصر اطلاعات یا انفورماتیک معروف شده نوید دهنده جهانی نو با شیوه‌های نوین بکارگیری اطلاعات است. تاثیر شگرفی که فناوری اطلاعات[2]در دو دهه اخیر بر کار و زندگی بشر گذاشته در خلال تمدن چندین هزار ساله او سابقه ندارد. IT یا بعبارتی کاربرد علمی نظامهای کامپیوتری توانسته علوم مختلف را یاری دهد که هر یک گامی بلندبر داشته‌اند. (فلاح همت‌آبادی، 1382، صفحه 3)

سازمانها نیز در این دوران به مثابه «مغزهای پردازش کننده اطلاعات»[3] در نظر گرفته می‌شوند. سازمانها سیستمهای اطلاعاتی هستند. هر جنبه‌ای از عملکرد سازمان بستگی به پردازش اطلاعات دارد و مدیران تصمیمات خود را از طریق پردازش اطلاعات اتخاذ می‌کنند. با پیدایش اینترنت و اینترانت سازمانها مترادف با جریان اطلاعات گردیده‌اند. (مورگان به نقل از وارث 1380، صفحه 124)

همچنین در سازمانهای امروزی مدیران مجهز به رایانه‌های شخصی شده‌اند که نه تنها امکان دسترسی به پایگاههای مرکزی داده‌ها را برای آنها فراهم می‌کند بلکه به آنها اجازه می‌دهد که خود اطلاعاتی را ایجاد نموده و در پایگاههای اطلاعاتی ذخیره نمایند. مدیران در جوامع کنونی در جمع‌آوری اطلاعات و ذخیره‌سازی آن روی به عدم تمرکز آورده‌اند. در ده سال آینده یافتن مدیری که بطور منظم از کامپیوتر برای نظارت بر فعالیتهای سازمانی خود و همچنین جمع‌آوری اطلاعات اولیه برای تصمیم‌گیری استفاده نکند غیرعادی بنظر خواهد آمد غیر معقول نیست که پیش‌بینی کنیم در آینده بسیار نزدیک سازمانها بر اساس شبکه اطلاعاتی خود ساختاربندی خواهند شد. در آینده مدیران با استفاده از سیستم اطلاعاتی قادر خواهند شد که به طور اثربخش فعالیتها را هماهنگ و کنترل نمایند و نیاز به دوائر ستادی و تعداد زیادی از مدیران میانی را کاهش دهند. استیفن را بینز در کتاب تئوری سازمان برخی از تبعات انقلاب حاصله در فناوری اطلاعاتی که امکان وقوع آن هست را بدین گونه بر می‌شمارد:

1- بوجود آمدن ترکیبی از تمرکز و عدم تمرکز در سازمان

2- بوجود آمدن سازمانهای تخت‌تر (سطح‌تر)

3- امکان کار کردن دهها میلیون نفر از کارگران و کارمندان در منزل

(رابینز، 80، ص 417)

بنابر شواهدی که ارائه گشت امروزه IT بعنوان ابزار استراتژیک مطرح است. در این شرایط حساس که کشورهای صنعتی سخت غرق در انقلاب ناشی از فناوریهای اطلاعاتی، کامپیوتر و میکروالکترونیک هستند کشورهای در حال توسعه در حاشیه قرار می‌گیرند. ولی در آینده این کشورها یا با بدست آوردن و بکارگیری دانش در جهت سرعت بخشیدن به حرکت چرخهای اقتصادی و اجتماعی خود جلو خواهند رفت یا در بازار رقابت فشرده و در حال افزایش جهانی واپس خواهند رفت.

بیان مساله:

فن‌آوری اطلاعات در عصر انفجار اطلاعات با سرعتی فزاینده در حال پیشرفت و دگرگونی است. سیستمهای مختلف رایانه‌ای هر روزه در نهادهای مختلف اقتصادی اجتماعی و صنعتی و اداری جهان پیشرفته، بیشتر و بیشتر ریشه دوانیده و در روند تصمیم‌گیریهای درون سازمان تحولات اساسی ایجاد می‌کنند. بهره‌گیری از امکانات ناشی از توسعه سیستمهای اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر برای تسریع در عملیات اداری و عرضه سریع و مقرون به صرفه خدمات و محصولات تولیدی سازمانها، باعث شده است که در کشورهای توسعه یافته اینگونه سیستمها تقریباً در بیشتر رشته‌ها بکار گرفته شوند. در حال حاضر در بسیاری از کشورهای در حال توسعه و از جمله کشورمان ایران سازمانها تمایل زیادی برای بهره‌گیری و استفاده از این فناوریهای اطلاعاتی از خود نشان می‌دهند. با در نظر گرفتن این موضوع که در آینده هیچ عاملی مانند فناوری اطلاعات قادر به تغییر طراحی سازمانها نخواهد بود. تحقیق در این زمینه امری ضروری خواهد بود. از طرفی دیگر با توجه به تمایل سازمانهای کشور ما جهت استفاده از فن‌آوریهای اطلاعاتی لازم است مدیران پیشاپیش از اثراتی که احتمالاً این فناوریها بر سازمان، افراد و… می‌گذارند آگاهی یافته و با چشمانی کاملاً باز فن‌آوریهای اطلاعاتی را وارد سازمان کرده (متناسب با سطوح مدیریت و مهارت کاربران) و از آنها استفاده نمایند. با در نظر گرفتن این موارد در تحقیق حاضر به بررسی اثرات ناشی از کاربرد فن‌آوریهای اطلاعاتی در سازمان بر ساختار سازمانی خواهیم پرداخت و به این سوال اساسی پاسخ خواهیم داد که: کاربرد فن‌آوری اطلاعات چه اثراتی بر ساختار سازمانی دارد؟

اهداف تحقیق:

هدف اولیه تحقق ارائه چهارچوبی از میزان و چگونگی اثرگذاری فن‌آوری اطلاعات بر ساختار سازمانی می‌باشد که این موضوع به مدیران کمک خواهد کرد تا نسبت به اثرات فناوری اطلاعات بر ساختار سازمان آگاهی یابند و به آنها در جهت حل مشکلات سازمان (از نظر ساختاری) یاری خواهد رساند.

دوم: شناخت بهتر فناوریهای اطلاعاتی و پیشرفتهای حاصله در این زمینه در جهت استفاده مدیران، دانشجویان و محققان.

سوم: بررسی رابطه میان فناوریهای اطلاعاتی و ابعاد ساختار سازمانی جهت استفاده مدیران، دانشجویان و محققان.

چهارم: بررسی وضعیت سازمان مورد مطالعه (شرکتهای سهامی بیمه ایران) از لحاظ بهره‌گیری فناوریهای اطلاعاتی.

پنجم: فهم اینکه متغیر فناوری اطلاعات بر کدامیک از ابعاد ساختاری سازمانی بیشترین تاثیر را دارد.

اهمیت و ضرورت تحقیق:

تا قبل از سال 1960 در روند سیر تکاملی تئوری سازمان ما شاهد این قضیه هستیم که در آن دوران به سازمان بعنوان سیستمی بسته نگاه می‌شد که پدیده‌ای بود جدا از محیط خارج از خود. با آغاز دهه 1960 و تحقیقات التون میو در کمپانی وسترن الکتریک دیدگاه سیستم باز شروع به غالب شدن بر تئوری سازمان کرد. در این دیدگاه سازمان پدیده‌ای است که با محیط بیرون خود ماده، انرژی و اطلاعات تبادل می‌کند. در واقع کلید درک سازمان بعنوان سیستم باز واقف شدن به این قضیه است که سازمان با محیط در تعامل است و اگر سازمان خواهان اثربخشی خود است لازم است که سازمان خود را با محیط تطبیق دهد. این امر در قالب سیستمهای باز نیاز به این دارد که سازمانها ساز و کارهای نظارت و بازخورد را برای تعیین، تشخیص و درک محیط واحساس تغییرات حاصله در محیط تعدیلات ضروری ایجاد کرده و توسعه دهند. بدون اطلاعات صحیح و کافی سازمان در دریای عدم اطمینان غوطه‌‌ور است و هر قدر بر پیچیدگی محیطی و سرعت و شتاب تغییرات افزوده شود. عدم اطمینان زیاد می‌شود و تنها چیزی که می‌تواند این عدم اطمینان را کاهش دهد اطلاعات است.

در دنیای امروز اطلاع رسانی بعنوان مجموعه‌ای از روشها و ابزارهای که ذخیره‌سازی، سازماندهی، پردازش و بازیابی اطلاعات را در ابعاد گوناگون محقق می‌سازد به منزله یک سرمایه ملی درآمده است و در حکم پشتوانه‌ای برای نیل به اهداف توسعه که نهایتاً پیشرفتهای صنعتی، فرهنگی و اقتصادی را به دنبال خواهد داشت. مجموعه این ابزارهایی که منجر به ذخیره‌سازی، سازماندهی، پردازش و بازیافت اطلاعات در دنیای امروز شده‌اند فناوری اطلاعاتی می‌باشد. و از زمان مطرح شدن این قضیه بیش از چند دهه نمی‌گذرد چرا که تمایل و نیاز به استفاده از فن‌آوری اطلاعاتی جدید بصورت موجی فراگیر در آمده است و مدیران و سازمانهای کشورها از جمله کشورمان ایران را نیز متاثر ساخته است. آنچه که تا چند سال قبل بعنوان یک مزیت رقابتی محسوب می‌شد امروزه بعنوان یکی نیاز رقابتی مطرح می‌باشد و از حالت انحصاری که در قبل داشت بیرون آمده و در اختیار همگان قرار گرفته است. نکته قابل توجه در استفاده از فناوریهای اطلاعاتی در سازمانهای کشورهای در حال توسعه مساله کنترل معدودی از کشورهای در حال توسعه بر فناوریهای جدید و نیاز به منابع مالی هنگفت در اجرای تحقیقات مرتبط با فناوریهای اطلاعات می‌باشد که سبب گشته تا پیشرفتهای حاصله در این زمینه مبتنی بر نیازهای کشورهای در حال توسعه نباشد. با این وجود این کشورها برای ورود به عرصه رقابت جهانی و دنیای فراصنعتی ناگزیر به بهره‌گیری از فناوریهای اطلاعاتی جدید بوده و هیچ‌گونه سستی در این زمینه توجیه پذیر نخواهد بود با توجه به هزینه‌بر بودن ابزارها و تکنیکهای مربوط به کاربرد فناوریهای اطلاعاتی و ضعف مالی کشورهای در حال توسعه آگاه نمودن مدیران سازمانها در این کشورها از اثرات فناوری اطلاعات بیش از پیش ضرورت می‌یابد.

[1] - Post modern

[2] - Information Technology

[3] - Information processing Brains